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Política de tratamiento de la información personal

El presente documento contiene la Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) de la Fundación Ayuda en Acción (la “Fundación”), bajo la cual se realiza el tratamiento de datos personales por parte de la Fundación en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen (las “Normas Aplicables”). La presente Política será de aplicación a los datos personales de personas naturales que se encuentren incluidos en las bases de datos de la Fundación.

I. Definiciones

Para un mejor entendimiento y comprensión de la presente Política, tenga en cuenta las siguientes definiciones:

a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

b. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

c. Dato(s) Personal(es): Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales.

d. Encargado del Tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de la Fundación.

e. Responsable del Tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

f. Titular: Personas naturales ya sean interesados, voluntarios, asociados, empleados, ex-empleados, proveedores, entre otros, cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

g. Transferencia: actividad en la cual el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, quien a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

h. Transmisión: tratamiento de los Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

i. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

II. Lineamientos de la Política

Al realizar el Tratamiento de los Datos Personales, la Fundación cumplirá con los requisitos contenidos en las Normas Aplicables y tendrá en cuenta los siguientes lineamientos.

¿Qué información personal solicitamos?

En el caso de interesados, voluntarios y otros tipos de vinculados, recolectamos los Datos Personales que usted nos proporciona en nuestra página web, eventos, ferias, conferencias y otros, los cuales constan de: Nombres, Apellidos, Teléfonos y Correo Electrónico.

Respecto de los padrinos y madrinas, la Fundación maneja la información personal y financiera obtenida a través del proceso de afiliación, la cual consta de: Nombres, Apellidos, Teléfonos de contacto, Correo Electrónico, Dirección Física, Documento de Identificación e Información de Cuentas Bancarias.

¿Cómo usamos su información?

La presente Política deberá cumplir en todo momento con lo establecido en las Normas Aplicables y estará a disposición de los Titulares y terceros que deseen consultarla.

La Fundación será la Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que sean recolectados por su personal, por terceros a quienes hubiese encargado tal labor o por cualquier medio electrónico que la Fundación ponga a disposición de los Titulares para tal fin.

Los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos de la Fundación serán manejados bajo estrictas políticas de seguridad y confidencialidad. En el caso en que se evidencie algún riesgo o violación al Tratamiento de los Datos Personales será responsabilidad de la persona o área que lo detecte informar de manera inmediata sobre tal riesgo al área encargada de la protección de Datos Personales en la Fundación.

En el Tratamiento de Datos Personales no se podrá realizar la recolección de los Datos Personales si el Titular de los mismos no conoce o comprende las finalidades contenidas en la presente Política.

Previo requerimiento oficial, la Fundación podrá divulgar la información recopilada de los Datos Personales de los Titulares a las entidades gubernamentales para dar cumplimiento a las obligaciones contenidas en las normas en materia laboral y tributaria. Así mismo, dando atención a los requerimientos administrativos y judiciales, la Fundación podrá entregar los Datos Personales a abogados y asesores externos o auditores.

¿Con qué finalidad usamos su información?

La Fundación realiza la recolección de Datos Personales con el propósito de realizar su Tratamiento con las siguientes finalidades:

• Enviar información institucional, los proyectos y noticias de interés a través de correo electrónico.

•Gestionar la vinculación de los padrinos y madrinas en cuanto al estado de apadrinamiento, cobro a sus cuentas personales (en el caso del débito automático), transacciones de donaciones y certificaciones tributarias.

•Enviar periódicamente correos electrónicos y correspondencia física con información sobre los niños y niñas apadrinados.

•Realizar la gestión y administración de las relaciones laborales y Recursos Humanos de la Fundación.

•Administrar la nómina de empleados con el fin de pagar los salarios respectivos y/u otorgar beneficios.

•Cumplir con las obligaciones contraídas con los Titulares de los Datos Personales, entre los que se encuentran interesados, voluntarios, padrinos, madrinas, proveedores, empleados, ex empleados y solicitantes de empleo.

•Transmitir Datos Personales a terceros proveedores de servicios que se encarguen del Tratamiento de los Datos, quienes podrán almacenar, tratar, proteger y mantener los Datos Personales entregados. En este último caso, se deberá informar a los Titulares de los Datos Personales los datos de contacto del tercero Encargado del Tratamiento de los Datos.

Cuando la Transmisión de los Datos Personales se realice, estos permanecerán como información confidencial y no podrán ser tratados con una finalidad diferente a la establecida en esta Política.

¿Quién tiene acceso a su información?

La Fundación, con sede en Colombia, será el Responsable en el Tratamiento de los Datos Personales. Por su parte, la Oficina Principal de la Fundación ubicada en Madrid, España, será el Encargado del Tratamiento de los Datos Personales.

La información relativa a los Datos Personales de los Titulares sólo podrá ser trasmitida a la Oficina Principal de la Fundación, ubicada en Madrid, España y sus socios de negocios que actúen en su representación. En este sentido, la Fundación hará su mejor esfuerzo para asegurar que se proteja la información de los Datos Personales de acuerdo con la presente Política y las Normas Aplicables.

Su información personal se agregará a una Base de Datos centralizada, integrada en una plataforma de gestión de información, y sólo podrá ser accedida por funcionarios autorizados de la Fundación en Colombia y en Madrid, España. Su información no será transferida a terceros.

Los Datos Personales podrán ser almacenados dentro o fuera de la República de Colombia, incluso en países que no proporcionen niveles adecuados de protección al no tener implementados o expedidas legislaciones de protección de datos equivalentes a la legislación Colombiana. En razón de lo anterior, los Titulares de los Datos Personales recolectados expresamente autorizan que sus Datos Personales sean tratados en dichos países, toda vez que la Fundación tomará todas las medidas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los Datos Personales. Será necesario solicitar y conservar la prueba de las autorizaciones otorgadas.

Las redes sociales (tales como Facebook y Twitter, entre otras) que constituyen una plataforma de comunicación y de interconexión entre plataformas digitales de los distintos usuarios son ajenas a la Fundación y, por lo tanto, no se encuentran bajo su responsabilidad. La información sobre Datos Personales que las personas proporcionen dentro de redes sociales en las que la Fundación participe como usuario no constituye ni forma parte de los Datos Personales sujetos a la protección de esta Política, siendo responsabilidad de la empresa prestadora de esa plataforma y de quien realiza la publicación de la información.

Mailchimp

Para el envío y administración de la información que le enviamos a los Titulares de nuestra Base de Datos, utilizamos la reconocida plataforma norteamericana de email marketing llamada Mailchimp, la cual cumple con las más estrictas normas de seguridad y privacidad de los Estados Unidos.

Mailchimp, al ser la empresa que gestiona la plataforma tecnológica, tiene acceso a su información, la cual bajo ninguna circunstancia compartirá con terceros, ni la usará para comunicarse con usted. Mailchimp siempre respetará y dará estricto cumplimiento a las leyes por las cuales se rige.

Aquí puede conocer la política de privacidad de Mailchimp.

Cookies

Las cookies son piezas de información que se descargan y archivan en los discos duros de las computadoras al navegar en una determinada página de Internet que permiten al servidor de Internet recordar algunos datos del usuario. La Fundación puede usar cookies para identificar a los Titulares de los Datos Personales cuando vuelvan a nuestras páginas de Internet, con la finalidad de proporcionar una mejor experiencia de navegación. Las cookies de la Fundación no contienen información personal de identificación alguna. La Fundación no controla el uso o contenido de las cookies de terceros. Los navegadores con frecuencia le permiten borrar las cookies existentes del disco duro, bloquear el uso de cookies y/o avisar cuando se encuentran cookies. Los Titulares de los Datos Personales podrán elegir bloquear cookies, en caso tal es posible que no se puedan proporcionar todas las características y funciones de las páginas de Internet.

III. Habeas Data

Sus derechos como Titular

El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales, pudiendo ejercer este derecho, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido y/o que no haya sido autorizado;

• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto al Ley 1581 de 2012;

•Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;

•Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las Normas Aplicables y en las demás que las modifiquen, adicionen o complementen;

•Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a las establecidas en las Normas Aplicables y a la Constitución;

•Acceder en forma gratuita, según lo establecido en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento;

Cualquier interés en modificar los datos, se podrá hacer 1) Directamente en cada correo electrónico recibido de Fundación Ayuda en Acción, en la sección “cancelar esta suscripción” o “modificar preferencias de suscripción”; 2) Enviando un correo electrónico a infocolombia@ayudaenaccion.org; o 3) A través de una comunicación dirigida al área responsable de los datos personales, enunciada a continuación.

Para el ejercicio de los derechos mencionados en el presente acápite por parte de los Titulares de los Datos Personales, éstos se podrán comunicar con el área responsable del Tratamiento de Datos Personales de la Fundación para la atención de consultas y reclamos sobre los mismos. El ejercicio de los derechos se deberá ejercer de conformidad a lo establecido en el numeral siguiente, y conforme a los requisitos de las Normas Aplicables.

Área responsable del Tratamiento de los Datos Personales

El área responsable para realizar el Tratamiento de los Datos Personales y atender las consultas o reclamos relacionados con los Datos Personales será:

Razón social: Fundación Ayuda en Acción

Dirección: Calle 93B No. 11A-44, Oficina 201. Bogotá D.C. (Colombia)

Correo electrónico: infocolombia@ayudaenaccion.org

Teléfono: (57-1) 743-1478 / 79

Entrada en vigencia

Esta política cumple con lo establecido en las Normas Aplicables y entrará a regir a partir del 27 de julio de 2013. La vigencia de la Base de Datos será el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales.

La Fundación se reserva el derecho de efectuar modificaciones a la presente Política. De conformidad con lo establecido en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, cuando se presenten cambios sustanciales referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento los cuales afecten el contenido de la autorización, será necesario comunicar dichos cambios al Titular y obtener una nueva autorización.

IV. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Para el ejercicio de los derechos como Titular de los Datos Personales, la Fundación pondrá a disposición de los Titulares medios de comunicación adecuados para tal fin. En este sentido el área encargada del Tratamiento de Datos Personales y atención de consultas y reclamos podrá ser contactada en el siguiente correo electrónico: infocolombia@ayudaenaccion.org, comunicándose a la línea de atención: (57-1) 743-1478 / 79 o enviando una comunicación a la dirección: Calle 93B No. 11A-44, Oficina 201. Bogotá D.C. (Colombia).

El procedimiento que se seguirá para el ejercicio de los derechos de los Titulares será el siguiente:

1. Consultas:

◦Cuando el Titular de los Datos Personales, su representante o causahabiente requiera consultar sus Datos Personales contenidos en las Bases de Datos de la Fundación, la Fundación atenderá la consulta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de recibo de la consulta realizada.

◦De no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Reclamos:

◦El Titular, su representante o causahabiente podrá solicitar la corrección, actualización o supresión de los Datos Personales presentando un reclamo el cual deberá ser tramitado mediante solicitud escrita que contenga los siguientes: i) Identificación del Titular, ii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, iii) Dirección de correspondencia del Titular, iv) Documentos soporte de la solicitud.

◦Si la solicitud es incompleta la Fundación, o su área encargada requerirá al interesado para que aporte los documentos adicionales dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. El interesado tendrá hasta sesenta (60) días para dar respuesta a la información requerida, en caso de no dar respuesta se entenderá que ha desistido del reclamo.

◦Una vez recibido el reclamo, se deberá incluir dentro de los dos (2) días siguientes a la recepción del mismo, en la Base de Datos respectiva una nota que establezca que existe un reclamo en curso.

◦El reclamo deberá ser atendido dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción del mismo. En caso de no ser posible atenderlo en ese término, se informará al interesado, y se informarán las razones de la demora, y se dará respuesta en un término de máximo ocho (8) días.